行政書士に問い合わせるときの聞き方｜相談前に確認したい内容

相続、遺言、会社設立、許認可申請、在留資格、内容証明、契約書作成などで行政書士に相談したいと思っても、最初の問い合わせで何を伝えればよいか迷う方は多いと思います。

このように、はじめて行政書士に問い合わせるときは、不安に感じることもあるかもしれません。

でも、行政書士に問い合わせるときは、最初から完璧に説明する必要はありません。

相談したい内容、現在の状況、希望する手続き、期限などを、分かる範囲で伝えれば大丈夫です。

行政書士に相談できる内容か分からない場合でも、「この内容は行政書士に相談できますか？」と確認して問題ありません。

この記事では、行政書士に問い合わせるときの聞き方と、相談前に確認したい内容を分かりやすく解説します。

「行政書士に相談したいけれど、どう問い合わせればよいか分からない」という方は、ぜひ参考にしてください。

この記事で分かること

この記事では、次のようなことが分かります。

行政書士へ問い合わせるときは、難しく考えすぎなくても大丈夫です。

大切なのは、「何について相談したいのか」「現在どのような状況なのか」「いつまでに対応したいのか」を、分かる範囲で伝えることです。

そのうえで、料金、対応範囲、必要書類、期間の目安、他の専門家が必要かどうかを確認していきましょう。

行政書士に問い合わせるときは、相談内容、現在の状況、地域、期限を分かる範囲で伝えましょう。

行政書士に問い合わせる前に整理したいこと

行政書士に問い合わせる前に、分かる範囲で相談内容を整理しておくと、やり取りがスムーズになります。

整理しておきたい内容は、次のとおりです。

たとえば、「相続について相談したい」だけでも問い合わせはできます。

ただ、可能であれば、「父が亡くなり、相続人調査と遺産分割協議書の作成について相談したいです」のように伝えると、行政書士も対応できるか判断しやすくなります。

建設業許可であれば、「建設業許可を取りたいです」だけでなく、「○○市で建設業を営んでいて、建設業許可の申請について相談したいです」と伝えると分かりやすいです。

在留資格であれば、現在の在留資格や在留期限を伝えると、急ぎかどうかも判断しやすくなります。

すべてを完璧にまとめる必要はありません。

分かる範囲で整理して、分からないことは問い合わせ時に確認していきましょう。

問い合わせ前に完璧に準備できていなくても大丈夫です。分かる範囲で整理しておきましょう。

たとえば、許認可の正式名称が分からない場合でも、「飲食店を開業したい」「中古品の販売を始めたい」「外国人スタッフを雇用したい」といった伝え方でも問題ありません。

行政書士は、相談内容を聞いたうえで、どのような手続きが必要になりそうかを確認してくれます。

また、自分の相談内容が行政書士に依頼できるものか分からない場合もあります。

その場合は、「この内容は行政書士に相談できますか？」と聞いて大丈夫です。

行政書士で対応できない内容であれば、弁護士、司法書士、税理士、社会保険労務士など、他の専門家が必要になる場合があります。

まず相談内容を簡単に伝える

最初の問い合わせでは、まず相談内容を簡単に伝えましょう。

長く説明しすぎる必要はありません。

最初は、「何について相談したいのか」が伝われば大丈夫です。

たとえば、次のような伝え方があります。

「何を相談したいか」が分かるだけで、行政書士は対応できる内容かどうかを判断しやすくなります。

たとえば、「契約書を作りたいです」と伝えるよりも、「業務委託契約書を作りたいです」と伝えた方が、より具体的に伝わります。

「相続について相談したいです」と伝えるよりも、「遺産分割協議書の作成について相談したいです」と伝えられる場合は、その方が分かりやすいです。

ただし、詳しい手続き名が分からない場合は、無理に調べなくても大丈夫です。

まずは、今困っていることをそのまま伝えましょう。

最初の問い合わせでは、まず「何について相談したいのか」を簡単に伝えましょう。

現在の状況を伝える

相談内容に加えて、現在の状況も伝えると、行政書士が対応できるか判断しやすくなります。

相談内容によって、伝えるとよい情報は変わります。

相続の場合は、次のような内容を整理しておくとよいです。

許認可申請の場合は、次のような内容を伝えるとよいです。

在留資格の場合は、次のような内容が大切です。

契約書作成の場合は、次のような内容を伝えるとよいです。

現在の状況を伝えることで、行政書士も必要な書類や進め方を案内しやすくなります。

相談内容に加えて、現在の状況を伝えると、行政書士が対応できるか判断しやすくなります。

期限がある場合は必ず伝える

行政書士に問い合わせるとき、期限がある場合は必ず伝えましょう。

期限が近い場合、行政書士が対応できるかどうかを早めに判断する必要があります。

伝えたい期限の例は、次のとおりです。

たとえば、在留資格の更新で在留期限が近い場合は、早めに伝えることが大切です。

飲食店営業許可であれば、開業予定日が決まっている場合、その日までに許可が間に合うか確認する必要があります。

契約書作成であれば、契約締結日や相手に渡したい日が決まっている場合は、最初に伝えておきましょう。

期限が近い場合は、対応できる行政書士と、対応が難しい行政書士がいる可能性があります。

急ぎの場合は、「○月○日までに必要です」と具体的に伝えると分かりやすいです。

期限がある場合は、最初の問い合わせで必ず伝えましょう。

地域を伝える

行政書士に問い合わせるときは、地域も伝えるとよいです。

行政書士の業務には、地域や管轄が関係するものがあります。

伝えるとよい地域情報は、次のとおりです。

たとえば、飲食店営業許可であれば、店舗所在地を管轄する保健所が関係します。

古物商許可であれば、営業所の所在地を管轄する警察署が関係します。

建設業許可であれば、営業所の所在地や営業形態によって申請先が変わる場合があります。

相続手続きでも、不動産の所在地や相続人の住所が関係する場合があります。

契約書作成や内容証明などは、オンラインで相談できる場合もありますが、地域を伝えておくと相談方法を判断しやすくなります。

問い合わせ時には、「○○市に住んでいます」「○○市で店舗を開業予定です」「○○県内で相談できる行政書士を探しています」のように伝えるとよいでしょう。

地域や事業所・店舗の所在地を伝えると、対応できるか判断しやすくなります。

関係書類がある場合は伝える

相談内容に関係する書類がある場合は、そのことも伝えておきましょう。

問い合わせの時点ですべての書類を送る必要はありませんが、「関係書類があります」と伝えるだけでも、行政書士は状況を把握しやすくなります。

関係書類の例は、次のとおりです。

たとえば、内容証明を作成したい場合、相手とのやり取りや契約書、請求書などが参考になることがあります。

契約書作成の場合、すでに相手と合意している内容や、ひな形があれば、相談しやすくなります。

在留資格の相談では、在留カードや雇用契約書、学校関係の書類などが必要になる場合があります。

問い合わせ時には、「関係する書類があります。相談時に持参した方がよいでしょうか？」と聞くとよいです。

関係書類がある場合は、問い合わせ時に「関係書類があります」と伝えておくと相談しやすくなります。

電話で問い合わせるときの聞き方

電話で問い合わせる場合は、最初に要点を簡単に伝えるとスムーズです。

長く説明しすぎる必要はありません。

まずは、対応している内容かどうかを確認しましょう。

電話で伝える内容は、次のとおりです。

たとえば、次のように伝えると分かりやすいです。

電話では、いきなりすべての事情を話そうとしなくても大丈夫です。

まずは、「相談したい内容」と「対応可能か」を確認し、必要であれば相談日時を予約しましょう。

電話で細かい内容を話すのが不安な場合は、「詳しい内容はメールで送ってもよいですか？」と聞いてもよいです。

電話では、まず相談内容と対応可能かを簡単に確認しましょう。

メール・問い合わせフォームでの聞き方

メールや問い合わせフォームは、相談内容を文章で整理して送れるため、落ち着いて問い合わせしやすい方法です。

電話だとうまく話せるか不安な方は、メールや問い合わせフォームを使うとよいでしょう。

メールやフォームに書く内容は、次のとおりです。

たとえば、次のように書くと分かりやすいです。

このように、相談内容、地域、現在の状況、確認したいことを書いておくと、行政書士も返信しやすくなります。

問い合わせフォームの場合、入力項目が決まっていることもあります。

その場合は、できる範囲で必要な情報を入力し、自由記入欄に相談内容を書きましょう。

メールやフォームでは、相談内容、地域、現在の状況、確認したいことを書いておくと分かりやすいです。

LINEで問い合わせるときの聞き方

行政書士事務所によっては、LINEで問い合わせできる場合があります。

LINEは気軽に連絡しやすい反面、短すぎる文章だと相談内容が伝わりにくいことがあります。

LINEで問い合わせる場合も、相談内容と地域は入れておくとよいです。

たとえば、次のように送ると分かりやすいです。

LINEで問い合わせる場合でも、スタンプだけ、または「相談できますか？」だけでは、行政書士が内容を判断しにくいです。

最初のメッセージでは、何について相談したいのかを簡単に書きましょう。

また、個人情報や書類の画像を送る場合は、行政書士から案内があってから送ると安心です。

LINEで問い合わせる場合も、相談内容と地域を入れておくと伝わりやすくなります。

料金を聞いても大丈夫？

行政書士に問い合わせるとき、「料金を最初に聞いても失礼ではないかな」と心配する方もいると思います。

でも、料金を確認することは失礼ではありません。

むしろ、正式に依頼する前に確認しておくことが大切です。

確認したい料金の内容は、次のとおりです。

たとえば、次のように聞くとよいです。

行政書士の料金は、相談内容や手続きの難易度、必要書類の量によって変わる場合があります。

そのため、問い合わせの段階では、正確な金額ではなく「目安」になることもあります。

正式に依頼する前には、見積もりや対応範囲を確認しておきましょう。

料金を聞くことは失礼ではありません。正式依頼前に必ず確認しておきましょう。

対応範囲を確認する

行政書士に依頼するときは、どこまで対応してもらえるのかを確認することが大切です。

同じ手続きでも、行政書士事務所によって対応範囲が異なる場合があります。

確認したい対応範囲は、次のとおりです。

たとえば、建設業許可であれば、申請書類の作成だけなのか、役所への提出や補正対応まで含まれるのかを確認しましょう。

飲食店営業許可であれば、保健所への事前相談や店舗図面の確認まで対応してくれるのかも確認したいところです。

契約書作成であれば、文案作成だけなのか、修正対応が含まれているのかを確認すると安心です。

相続手続きであれば、戸籍収集、相続関係説明図、遺産分割協議書の作成など、どこまで依頼できるかを確認しましょう。

料金と対応範囲はセットで確認することが大切です。

料金だけでなく、どこまで対応してもらえるかをセットで確認しましょう。

必要書類を確認する

行政書士に相談するときは、相談時や依頼時に必要な書類も確認しておきましょう。

事前に書類を用意しておくと、相談がスムーズに進む場合があります。

必要書類の例は、次のとおりです。

問い合わせ時には、次のように聞くとよいです。

必要書類が分からない場合でも大丈夫です。

行政書士に相談すれば、どのような書類が必要になりそうか案内してもらえる場合があります。

相談時に必要な書類が分からない場合は、「何を用意すればよいですか？」と確認しましょう。

相談方法を確認する

行政書士に問い合わせるときは、相談方法も確認しておきましょう。

行政書士事務所によって、対応している相談方法は異なります。

確認したい相談方法は、次のとおりです。

対面で相談したい場合は、事務所の場所や相談可能な日時を確認しましょう。

仕事や家庭の都合で事務所へ行きにくい場合は、電話相談やオンライン相談に対応しているか確認するとよいです。

契約書作成や内容証明などは、メールや郵送で資料をやり取りしながら進められる場合もあります。

一方で、許認可申請や相続手続きなどでは、原本書類や本人確認が必要になる場合もあります。

自分の希望する相談方法に対応しているかを確認しておきましょう。

対面、電話、オンライン、メールなど、自分に合う相談方法に対応しているか確認しましょう。

期間の目安を確認する

行政書士に相談するときは、手続きや書類作成にどのくらい時間がかかるかも確認しておきましょう。

特に、期限がある場合は、期間の目安を確認することが大切です。

確認したい内容は、次のとおりです。

ただし、行政庁の審査期間など、行政書士だけでは決められない期間もあります。

たとえば、許認可申請では、行政書士が書類を作成する期間と、行政庁が審査する期間があります。

在留資格の申請でも、申請後の審査期間は状況によって異なります。

契約書作成では、相手方との確認や修正が必要になる場合、予定より時間がかかることもあります。

問い合わせ時には、「どのくらいの期間がかかりそうですか？」と確認しておきましょう。

期限がある場合は、手続きや書類作成にかかる期間の目安を確認しておきましょう。

他の専門家が必要か確認する

行政書士に相談できる内容は多いですが、すべての問題を行政書士が対応できるわけではありません。

相談内容によっては、弁護士、司法書士、税理士、社会保険労務士など、他の専門家が必要になる場合があります。

弁護士が必要になることがある内容は、次のとおりです。

司法書士が必要になることがある内容は、次のとおりです。

税理士が必要になることがある内容は、次のとおりです。

社会保険労務士が必要になることがある内容は、次のとおりです。

問い合わせ時には、次のように聞くとよいです。

行政書士が対応できる範囲と、他の専門家が必要になる範囲を確認しておくと安心です。

行政書士で対応できる内容か分からない場合は、問い合わせ時に確認して大丈夫です。

相手と揉めている場合は伝える

相手とすでに揉めている場合や、争いになっている場合は、問い合わせ時に正直に伝えましょう。

行政書士が対応できる内容かどうかを判断するために、紛争性の有無はとても重要です。

伝えるべき内容は、次のとおりです。

このような場合は、行政書士ではなく弁護士に相談した方がよいことがあります。

たとえば、内容証明の文案作成は行政書士に相談できる場合がありますが、相手との交渉や裁判対応は弁護士の分野になります。

相続でも、相続人同士で争いがある場合は、弁護士に相談した方がよい場合があります。

行政書士に相談できる内容か判断するためにも、相手と揉めている場合は隠さず伝えましょう。

相手との交渉や裁判が必要な場合は、行政書士ではなく弁護士に相談した方がよいことがあります。

問い合わせ時に確認したい内容一覧

行政書士に問い合わせるときは、次の内容を確認しておくと安心です。

すべてを最初の問い合わせで確認しなければいけないわけではありません。

ただし、正式に依頼する前には、料金や対応範囲、必要書類、追加費用などを確認しておくことが大切です。

特に、費用や業務範囲については、後から認識の違いが出ないように確認しておきましょう。

分からないことがある場合は、「正式に依頼する前に確認したいのですが」と伝えれば大丈夫です。

正式依頼前には、料金、対応範囲、必要書類、追加費用などを確認しておきましょう。

問い合わせで避けたいこと

行政書士への問い合わせでは、丁寧に伝えれば基本的に問題ありません。

ただし、次のような問い合わせは、行政書士が内容を判断しにくくなることがあります。

たとえば、「料金はいくらですか？」だけでは、行政書士も正確な案内がしにくいです。

相談内容、現在の状況、地域、期限などが分かると、料金の目安も案内しやすくなります。

また、相手とすでに揉めている場合や、裁判を考えている場合は、行政書士では対応できない可能性があります。

そのため、状況はできるだけ正直に伝えましょう。

問い合わせは、きれいな文章でなくても大丈夫です。

ただ、行政書士が判断しやすいように、必要な情報を分かる範囲で伝えることが大切です。

問い合わせでは、相談内容、地域、期限、現在の状況をできるだけ伝えるようにしましょう。

問い合わせ後に確認すること

行政書士から返信が来たら、内容を確認しましょう。

問い合わせ後に確認したい内容は、次のとおりです。

返信が分かりやすいかどうかも、相談先を選ぶうえで大切なポイントです。

質問にきちんと答えてくれるか、料金や対応範囲を説明してくれるか、できない内容をはっきり伝えてくれるかを確認しましょう。

返信内容に分からない点がある場合は、遠慮せずに質問して大丈夫です。

たとえば、「追加費用がかかる場合について、もう少し詳しく教えていただけますか？」と聞くこともできます。

正式に依頼する前に、不安な点を確認しておくと安心です。

返信内容に分からない点があれば、正式依頼前に質問しておきましょう。

正式依頼前に確認したいこと

行政書士に正式に依頼する前には、次の内容を確認しておきましょう。

正式依頼をした後に、「そこまで対応してもらえると思っていた」「追加費用がかかるとは思わなかった」とならないように、事前確認が大切です。

たとえば、許認可申請では、申請書類の作成だけなのか、提出や補正対応まで含まれているのかを確認しましょう。

契約書作成では、修正回数や納品形式を確認しておくと安心です。

相続手続きでは、戸籍収集、遺産分割協議書の作成、金融機関の手続きなど、どこまで対応してもらえるかを確認しましょう。

不明点がある場合は、契約前に質問しておくことが大切です。

正式依頼前には、見積もり、業務範囲、追加費用、納期を確認しておきましょう。

相談内容別の問い合わせ例文

ここからは、相談内容別に問い合わせ例文を紹介します。

そのまま使ってもよいですし、自分の状況に合わせて少し書き換えて使っても大丈夫です。

相続手続きの場合

遺言書作成の場合

建設業許可の場合

飲食店営業許可の場合

古物商許可の場合

在留資格の場合

内容証明の場合

契約書作成の場合

問い合わせ例文は、そのまま使っても、自分の状況に合わせて少し書き換えても大丈夫です。

返信が来ない場合はどうする？

行政書士に問い合わせをしても、すぐに返信が来ない場合があります。

その場合は、少し待ってみましょう。

業務中や外出中、定休日などで、返信まで時間がかかることもあります。

返信が来ない場合の対応としては、次のような方法があります。

返信が遅いからといって、必ずしも悪い行政書士とは限りません。

ただし、急ぎの手続きであれば、早めに対応してくれる行政書士を探すことも大切です。

たとえば、在留期限が近い、開業予定日が迫っている、契約書を使う日が決まっているなどの場合は、複数の行政書士に問い合わせてみるのもよいでしょう。

急ぎの場合は、返信を待つだけでなく、別の行政書士にも問い合わせてみましょう。

問い合わせは複数の行政書士にしてもよい？

行政書士への問い合わせは、複数の事務所にしても問題ありません。

特に、料金や対応範囲、説明の分かりやすさを比較したい場合は、複数の行政書士に問い合わせることもあります。

比較するポイントは、次のとおりです。

ただし、複数の行政書士に問い合わせる場合でも、同時に正式依頼をするのは避けましょう。

正式に依頼する行政書士を決めたら、他の行政書士には「今回は別の方にお願いすることにしました。ご対応ありがとうございました」と伝えると丁寧です。

問い合わせは、正式依頼ではありません。

自分に合う相談先を見つけるために、比較して判断しても大丈夫です。

問い合わせは複数の行政書士にしても大丈夫ですが、正式依頼は一つに決めてから行いましょう。

よくある勘違い

行政書士への問い合わせについては、よくある勘違いがあります。

たとえば、次のようなものです。

このように思っている方もいるかもしれません。

でも、料金を確認することは失礼ではありません。

むしろ、正式依頼前に確認しておくことが大切です。

また、問い合わせたからといって、必ず依頼しなければいけないわけではありません。

相談内容が完全にまとまっていなくても、「このような内容を相談できますか？」と聞いて大丈夫です。

行政書士で対応できる内容か分からない場合も、問い合わせ時に確認してみましょう。

問い合わせたからといって、必ず依頼しなければいけないわけではありません。

問い合わせは、行政書士に正式依頼する前の確認です。

不安な点や分からないことがある場合は、遠慮せずに質問しましょう。

特に、料金、対応範囲、必要書類、期間、他の専門家が必要かどうかは、正式依頼前に確認しておくと安心です。

まとめ

行政書士に問い合わせるときは、相談内容、現在の状況、地域、期限を分かる範囲で伝えるとスムーズです。

電話、メール、問い合わせフォーム、LINEなど、問い合わせ方法は行政書士事務所によって異なります。

電話では、まず相談内容と対応可能かを簡単に確認しましょう。

メールや問い合わせフォームでは、名前、相談内容、現在の状況、地域、期限、確認したいことを書くと分かりやすくなります。

正式に依頼する前には、料金、対応範囲、必要書類、期間の目安、追加費用、他の専門家が必要かどうかを確認しましょう。

相手との交渉や裁判、登記、税務、労務が関係する場合は、行政書士以外の専門家が必要になることがあります。

分からないことがある場合は、問い合わせ時に確認して大丈夫です。

行政書士に問い合わせるときは、難しく考えすぎず、まずは相談したい内容を分かる範囲で伝えてみましょう。

行政書士への問い合わせでは、相談内容、地域、期限を伝え、料金や対応範囲を確認しておきましょう。